Zaczynaj od określenia celu rozmowy

  • Zacznij od określenia celu rozmowy i ogólnego wy­jaśnienia, jak zamierzasz ją poprowadzić. Ta sytu­acja jest stresująca zarówno dla przełożonego, jak i pracownika, toteż ważne jest, by odpowiednio na­świetlić zadanie, które przed wami stoi.
  • Zacznij od pytań ogólnych, na przykład: „Proszę mi powiedzieć, jak pana zdaniem posuwają się prace”. To pomoże przełamać lody, a jednocześnie dowiesz się, które zagadnienia martwią pracownika.

  • Następnie szczegółowo przedyskutuj z pracowni­kiem wszystkie punkty formularza oceny po kolei.

  • Przy każdym punkcie, zanim wyrazisz własne zda­nie, poproś najpierw pracownika o jego opinię.

  • Kiedy już uzgodnicie opinie na temat wyników jego pracy, zanotuj główne punkty ołówkiem na formu­larzu.

  • Pamiętaj, że rozmowa ta nie tylko ma oceniać prze­szłość, lecz jest również okazją do spojrzenia w przy­szłość. Poproś pracownika, żeby opowiedział ci o swoich dążeniach zawodowych.

  • Uzgodnij z pracownikiem nowe cele i normy pracy.

  • Po rozmowie rozbuduj swoje krótkie notatki i wpisz je do formularza długopisem lub na maszynie.

  • Daj pracownikowi możliwość dokładnego zapozna­nia się z formularzem oceny, zanim go podpisze. Być może będzie chciał go zabrać do domu. (Informacje o tym, jak sprawuje się pracownik, należy zebrać przed rozmową oceniającą. Można poprosić o nie jego kolegów, klientów i inne osoby, które z nim współpracują.)

Zaplanuj spotkanie jako rozmowę dwukierunkową

  • Uzgodnij z pracownikiem czas i miejsce rozmowy oceniającej. Powiadom go o ocenie ze sporym wy­przedzeniem, tak żeby mógł się przygotować.
  • Spytaj wcześniej, czy jest jakaś szczególna sprawa, którą chciałby z tobą przedyskutować. Dzięki temu będziesz miał czas na ewentualne specjalne przygo­towania.

  • Zaplanuj spotkanie jako rożmowę dwukierunkową.

  • Zarezerwuj na rozmowę dostatecznie dużo czasu, aby każde z was mogło mówić tak długo, jak będzie to potrzebne, by osiągnąć porozumienie.

  • Postaraj się o ciche pomieszczenie do przeprowa­dzenia rozmowy i dopilnuj, żeby nikt wam nie prze­szkadzał.

  • Sprawdź, czy masz kopię zadań pracownika na zaj­mowanym przez niego stanowisku.

  • Zbierz informacje na temat pracy osoby ocenianej. Możesz porozmawiać z jego kolegami, klientami lub zleceniodawcami.

  • Jeżeli w twoim przedsiębiorstwie przy ocenianiu wymagane jest wypełnianie specjalnego formularza, to albo wpisuj notatki ołówkiem, albo przygotuj so­bie przed rozmową podobny arkusz.

  • Zastanów się, jaką metodą zamierzasz przeprowa­dzić rozmowę. Na przykład możesz kierować się punkt po punkcie wymaganym formularzem. Przy­gotuj konkretne pytania.

Zastanów się nad każdym słowem

Jeżeli nie masz przekonania do przyjętego przez twoją firmę systemu oceny, to zastanów się, czy twój sąd ma rzeczowe uzasadnienie, czy też wynika z uprzedzeń. Stosowanie niewłaściwej metody oceniania nie tylko nie ma sensu, lecz ponadto bardzo źle wpływa na stosunki w pracy i morale pracowników. Jeśli twoje obawy wy­nikają z braku przeszkolenia, możesz zapisać się na odpowiedni kurs lub poprosić o wskazówki bardziej doświadczonych kolegów. Są różne typy rozmów oceniających, a ponadto przepro­wadza się je raz na jakiś czas. Najczęściej spotykana jest ocena roczna. Celem rozmowy oceniającej jest wymiana informacji z pracownikiem, przedyskutowanie jego dotychczasowej pracy oraz poczynienie planów na przyszłość. Ocena pracownika powinna dotyczyć wy­ników jego pracy oraz jego postawy wobec obowiąz­ków. Rezultaty te należy więc odnieść do charaktery­styki dobrze wytyczonych celów (MĄDRE cele, patrz str. 30), którą pracownik powinien posiadać na piśmie. Poniżej przedstawiamy szereg wskazówek, które po­mogą ci przygotować się do wywiadu oceniającego.

Rozmowa oceniająca

Większość przedsiębiorstw stosuje jakiś system oceny pracowników, a to również może być powodem sytuacji stresujących dla kadry kierowniczej. Po przygotowaniu oceny pisemnej pracownika przełożonego czeka jeszcze konieczność indywidualnej z nim rozmowy. Stres jest większy, jeśli kierownik:

  • uważa, że nie potrafi przeprowadzać takich roz­mów;

  • nie przeszedł odpowiedniego szkolenia;

  • nie jest przekonany do tego systemu oceny;

  • miał w przeszłości złe doświadczenia z tego typu rozmowami.

Pięciopunktowy program zmniejszenia steresu

  1. Fakty. Ponownie sprawdź wszystkie fakty. Upewnij się, że znasz wszystkie informacje, zanim zdecydujesz się udzielić nagany.

  1. Zachowuj się naturalnie. Nie ma potrzeby, byś odgrywał jakąś rolę. Bądź poważ­ny, lecz zachowuj się naturalnie.

  1. Bądź bezpośredni. Kiedy po dokładnym rozważeniu dojdziesz do wnio­sku, że nagana jest konieczna, udziel jej, przechodząc od razu do sedna sprawy, zamiast wygłaszać przydługi wykład. Jednak przede wszystkim nigdy nie okazuj – za pomocą słów, gestów lub nastrojów – że żywisz do pracownika urazę.

  1. Zachowaj spokój. Staraj się kontrolować. Nawet jeśli wydawałoby się to usprawiedliwione, nigdy nie trać panowania nad sobą. Zwiększy to tylko stres.

  1. Bądź zwięzły. Właściwe sformułowanie nagany często przysparza sporo kłopotu. Powinna ona być krótka i konkretna. Pracownik zapewne będzie świadom rozmiarów swo­jego wykroczenia, więc nie ma sensu przedłużać nie­przyjemnej sytuacji. Staraj się dostosować swoje słowa do jego charakteru. Inaczej mówiąc, to, co dla jednego będzie druzgocącą reprymendą, po innym spłynie jak woda po kaczce. Po rozmowie dyscyplinującej nie należy więcej wracać do tego tematu. 

Rozmowa dyscyplinująca

Według ostatnich badań, ponad dziewięćdziesiąt pro­cent kadry kierowniczej uważa ten rodzaj rozmowy za najbardziej stresującą sytuację w pracy (na równi z prze­kazywaniem złej wiadomości, np. wypowiedzenia). Najczęstsze obawy wiążące się z taką rozmową to:

  • lęk, że powiemy coś niewłaściwego;

  • nieprzyjemne uczucie skrępowania, szczególnie jeśli nie jesteśmy z natury służbistami;

  • niesmak odczuwany po rozmowie, tzn. nieprzyjem­na atmosfera;

  • przekonanie, że widać zdenerwowanie w naszym zachowaniu;

  • nieumiejętność dobrania właściwych słów i zwro­tów;

  • starcie silnych osobowości.

Pytania najczęściej padające podczas rozmów kwalifika­cyjnych

  • Dlaczego pan odszedł?
  • Jakie cechy powinien mieć dobry pracodawca?

  • Jakie obowiązki najbardziej panu odpowiadały w…?

  • Jakie są pana najsilniejsze i najsłabsze strony?

  • Jak by pan opisał dotychczasowy przebieg swojej kariery zawodowej?

  • Dlaczego został pan (nazwa zawodu)?

  • W jakiej dziedzinie, jeśli chodzi o pracę, czuje się pan najmniej pewnie?

  • Jakie były pana największe osiągnięcia?

  • Co pan wie o naszej firmie?

  • Dlaczego chce pan zdobyć tę pracę?

  • Jak pan odpoczywa?

  • Co pan robił od czasu opuszczenia…?

  • Czy stara się pan równocześnie o inne posady? Którą z nich najbardziej chciałby pan otrzymać?

Po rozmowie kwalifikacyjnej

  • Spisz swoje reakcje. Czy padły na przykład jakieś nieoczekiwane lub trudne pytania? Pomoże ci to podszkolić się przed kolejną próbą.
  • Następnego dnia napisz do osoby, która przeprowa­dziła z tobą wywiad, i podziękuj za możliwość spot­kania. Jest to również doskonała okazja, aby dodać informacje, które nie przyszły ci na myśl w trak­cie rozmowy. Taki list powinien być zwięzły i na temat.

  • Jeżeli firma nie prześle ci żadnej wiadomości w usta­lonym czasie, skontaktuj się z nimi. Nie zawracaj im głowy i nie wyżalaj się. Powiadom ich, jeśli zaofero­wano ci inną pracę.

  • Jeżeli rozmowę załatwiło biuro pośrednictwa pracy, to jak najszybciej powiadom ich, jak ci poszło, i potwierdź swoje zainteresowanie tą pracą. Pra­wdopodobnie przekażą to osobie, która przeprowa­dziła wywiad, a takie zachowanie jest postrzegane pozytywnie.

  • Jeśli jednak nie dostaniesz tej pracy, uznaj to za jeszcze jedno doświadczenie życiowe. Jeśli doj­dziesz do wniosku, że nie zaprezentowałeś się od najlepszej strony, to następnym razem postaraj się lepiej przygotować.